Mobile communication
Reach all employees via push messages on your own, native app
the employee-app

The original since 2010* – in use in over 625 companies in 120 countriess

*Together with the excellence company Schindlerhof, Winner EFQM Award & LEP (Leading Excellence Europe) as well as Germany's best employer 2013 and 2018 at GPTW and thanks to valido employee app also special award winner Knowledge & Competence.
App & Browser-Version
Secure internal communication and information for all employees in the company
Secure video conferencing
Dialing in is the new way of travelling. Use telephone and video conferences and online meetings with end-to-end encryption including screen sharing, chat and presentations - even with external participants
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die Mitarbeiter-App & Collaboration Plattform

Mobile arbeitsplatzunabhängige Plattform zur sicheren internen Kommunikation und Information aller Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, Außendienst oder Homeoffice sowie extern in der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden, Lieferanten und Partnern.

Erreichen Sie alle Nutzer über Push-Nachrichten auf der eigenen, nativen App & PC-Version.

Schwarze Bretter sind heute nicht mehr state of the art – wenn es um die interne Kommunikation mit Mitarbeitern geht. Mittels leistungsfähiger Smartphones, Tablets, Notebooks, WLAN und Mobilfunk-Anbindung sind Mitarbeiter mobiler denn je. Heute kann der digitale Arbeitsplatz als zentralisierte, vernetzte und überall verfügbare Arbeitsumgebung die Mitarbeiter integrieren. Kern dessen ist valido – die Mitarbeiter-App & Collaboration Plattform als mobiles arbeitsplatzunabhängiges System mit Newsfeeds/Activity Streams, Umfragen, Enterprise-Wiki, Mitarbeiterverzeichnis, Suche/Filter, Storage- und Messenger/Chat-Funktion – auf Wunsch auch mit direkter Anbindung an bereits bestehende bzw. häufig genutzte Systeme. Es ermöglicht Ihnen einen schnellen, dynamischen und bereichsübergreifenden Austausch, der weitgehend hierarchiefrei ist. Keine Newsletter mehr oder E-Mails mit langen Verteilern, sondern Forumsbeiträge, die bei Bedarf alle Mitarbeiter abrufen können. Mit valido erreichen Sie mehr Reichweite, Aufmerksamkeit und Beteiligung Ihrer Mitarbeiter, indem Sie Bottom-up-Interaktionen unterstützen und die horizontale Kommunikation verbessern.

valido ist die Plattform, um auch jene (gewerblichen) Mitarbeiter sicher zu verbinden, erreichbar zu machen sowie an mobiles Arbeiten heranzuführen, die zuvor ohne Computer-Arbeitsplatz von der internen Kommunikation im Unternehmen weitgehend ausgeschlossen waren. valido kann entweder selbst zum (mobilen) Social Intranet ausgebaut werden oder bestehende Intranets anbinden. valido ist der zentrale mobile Zugangspunkt für Mitarbeiter zu Ihrem bestehenden Intranet, wie Office 365 SharePoint, SAP etc.. Digitales Schwarzes Brett, Newsfeeds, Mitarbeiterzeitung, Dienst- und Speisepläne, OHB, Hauptaufgabenlisten, ISO-Standards, Arbeitsanweisungen, Videos oder Links können allen Mitarbeitern individuell für beliebig viele Abteilungen und Standorte weltweit in Landessprache online und mobil, auch auf eigenen mobilen Endgeräten / BYOD (Bring Your Own Device), DSGVO-konform bereitgestellt werden, ohne zwei separate Plattformen pflegen zu müssen.

native App und Browser-Version: Ausbau zu Ihrem Intranet oder Anbindung bestehender Intranets

die Key Facts im Überblick:

Mobile arbeitsplatzunabhängige Plattform auf deutschen Servern (ISO27001) – auf Wunsch On-Premise auf Ihrem Server

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Die Zukunft der Mitarbeiterkommunikation ist mobil

Für die schnelle Interaktion und innerbetriebliche Abstimmung von Mitarbeitern im Unternehmen, Außendienst oder Homeoffice nutzen wir die gleichen Werkzeuge, die in der privaten Kommunikation längst selbstverständlich sind.

Neben Enterprise-Wiki (firmeninterne Informationen / digitales schwarzes Brett / Mitarbeiter-Zeitung), Kalender/Veranstaltungen sowie kompakten Puls-Befragungen werden für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern durch digitale Kommunikation (Collaboration) alle relevanten Funktionen von WhatsApp (Messenger / Chats inkl. Sprachnachrichten) & Facebook (Newsfeeds / Gruppenkommunikation) inkl. Push-Nachrichten analog – verschlüsselt – in der Mitarbeiter-App abgebildet mit dem entscheidenden Vorteil für Sie, dass sich alle Daten Ihres Unternehmens auf unseren Servern in Deutschland befinden (ISO 27001/DSGVO/100% Ökostrom) – auf Wunsch On-Premise auf Ihrem Server – und keine externe Vermarktung Ihrer von Nutzern generierten Daten erfolgt!

Ein großer Vorteil, wie wir meinen.

Sicherheits- und Datenschutzkonzept mit der VR-Bank entwickelt – höchste Sicherheitsstufen (BaFin/MaRisk, EU-DSGVO)

Mehr als 625 renommierte Banken, Unternehmen, Kliniken, Verbände in 120 Ländern vertrauen auf valido – das Original seit 2010

Das Sicherheits- und Datenschutzkonzept der nativen Mitarbeiter-App & PC-Version wurde zusammen mit der VR-Bank Starnberg entwickelt, die lt. ABG des Genossenschaftsverbandes Bayern e.V. in der Bank als modernes Kommunikationsinstrument mit höchsten Sicherheitsstufen (MaRisk, DSGVO) gilt.

Ihre Daten liegen innerhalb unseres geschlossenen Systems zu 100% auf Servern in Deutschland (ISO27001) und werden direkt von uns betreut oder liegen auf Wunsch On-Premise auf Ihrem Server. Mitarbeiter können innerhalb der arbeitsplatzunabhängigen Informations- und Arbeitsplattform mit eigenen Mobilgeräten / BYOD (bring your own device) DSGVO-konform kommunizieren.

Gruppen und Nutzer können von Ihnen manuell, per csv-Datei oder via Active Directory/LDAPS (Enterprise, z.B. via SharePoint, SAP SuccessFactors etc.) flexibel in die Plattform eingespielt und jederzeit aktualisiert werden.

Der Login zur Mitarbeiter-App für iOS und Android ist nur mit Touch-ID/Face-ID oder PIN (bei älteren Mobilgeräten) sowie Benutzernamen, Passwort, Abgleich Geräte-ID und Kundenschlüssel möglich (optional: Zwei-Faktor-Authentisierung/2FA). Es werden nur 3 Geräte pro User (z.B. iphone, iPad und PC) zugelassen. Aus Sicherheitsgründen wird Ihnen das Passwort bei Anforderung (Passwort vergessen) nur auf das Zweitgerät per Push bzw. Drittgerät (PC) per Mail gesendet.

In der Browser-Version am PC oder mobil sind aus Sicherheitsgründen Benutzernamen und Passwort vor jedem Login einzugeben (evtl. mehrere Nutzerkonten für einen PC). Nach einem definierten Timeout erfolgt automatisch ein Logout.

Beim Onboarding werden neben den Login-Daten, d.h. Benutzername sowie Passwort (bei Erstanmeldung vom Nutzer zu ändern) bzw. bei Sharepoint die bereits verwendeten Login-Daten, zum Abgleich die bei der Installation automatisch übermittelten Geräte-ID´s der Smartphones bzw. Tablets, nicht aber (private) Mobilnummern oder E-Mail-Adressen der Nutzer verwendet. Neue User können auf Wunsch automatisch per EMail eingeladen werden.

Für die interne Kommunikation und Nutzung der verschiedenen valido-Module greift das System auf die von Ihnen definierten Rechte für Ihre jeweiligen Unternehmensbereiche, Standorte, Abteilungen, Gruppen und deren User zu. So bestimmen Sie ganz einfach, wer was zu welchem Zeitpunkt sehen darf bzw. wer mit welchem Ansprechpartner innerhalb des geschlossenen Systems online und mobil direkt kommunizieren kann – mit Lesebestätigung pro User inkl. Zeitstempel oder anonym ist frei definierbar.

Beim sicheren, DSGVO-konformen mobilen Messaging sind alle Chats verschlüsselt und für die Teilnehmer datenschutzrechtlich so geschützt, dass keine weitere Person außerhalb der Gruppe die Chats mitlesen kann. Neu: Videocalls/Videokonferenzen (coming Q2 2020).

Ihr genutztes Datenvolumen für hochzuladende Unternehmens-Daten innerhalb der Plattform ist unbegrenzt. Die von Ihnen in der Mitarbeiter-App eingestellten Daten, Videos etc. werden vom System auf dem PC in Originalgrösse und für jedes Mobilgerät via Geräte-ID individuell ohne Qualitätsverlust komprimiert, um den Datenverbrauch pro Nutzer zu minimieren.

Beim Dateiupload prüft der integrierte Virenscanner, ob eine jeweilige Datei vom Nutzer über die Mitarbeiter-App in Ihr System hochgeladen werden darf.

Das Abspeichern von Dateien auf Mobilgeräten wird in der nativen App systemtechnisch unterbunden (auf Wunsch können Inhalte gespeichert oder weitergeleitet werden). Wird der Status eines Mitarbeiters von Ihrem Unternehmen auf inaktiv gesetzt oder befindet er sich im Offline-Modus, hat der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf die für den Nutzer in komprimierter Form bereitgestellten Inhalte der Plattform. Dies gilt insbesondere auch für die im Chatverlauf generierten Daten, die nach Ausscheiden des Mitarbeiters aus der Chatgruppe oder dem Unternehmen nicht wie bei diversen Messengern weiterhin auf dem Gerät des Mitarbeiters verbleiben, sondern der Zugriff von valido systemseitig gesperrt wird.

Die agile Weiterentwicklung des Systems, neue Features und laufende Verbesserungen in Abstimmung mit unseren Kunden sowie regelmäßige Sicherheits-Updates erfolgen automatisch.

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Geschlossene Collaboration Plattform – sichere interne Kommunikation und Information in Ihrem Unternehmen

Maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse – geschlossene Collaboration Plattform für Ihre internen und externen Nutzer

valido ist die Plattform zur sicheren digitalen Kommunikation und Information im Unternehmen, sowohl intern mit Ihren Mitarbeitern und Teams als auch extern in der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden, Lieferanten und Partnern.

Stellen Sie mit valido auch Ihren relevanten Partnern, Kunden und Lieferanten einen sicheren und individuellen Zugang zu ihrer internen Plattform bereit. Ihr Menü können Sie pro Kunde jederzeit flexibel gestalten. Für jeden Menüpunkt können Sie eigene Kacheln im gewünschten Look&Feel für jeden Kunden individuell anlegen, diese wiederum mit Zugriffsrechten versehen und relevante Inhalte hochladen. Ihre Kunden können im Projektverlauf immer up to date gehalten werden, Informationen austauschen, Commitments protokolliert abgeben und jeweils individuell mit dem Ansprechpartner Ihres Unternehmens oder weiteren externen Ansprechpartnern innerhalb der Gruppe 1:1 mobil und online kommunizieren. valido bietet Ihnen gebündelt “einen” sicheren Kanal (und nicht E-Mails, WhatsApp, SMS etc. parallel) auf deutschen Servern zur Dokumentation, Kommunikation und Bindung Ihrer Kunden.

Großunternehmen nutzen valido weltweit, um bisherige Printmedien wie Mitarbeiterzeitungen, Kataloge etc. abzulösen und fortan Mitarbeitern, Alumni-Netzwerken, Ruheständlern, Partnern aus Lieferketten sowie Kunden aktuelle Informationen in digitaler Form sowie Newsfeeds in verschiedenen Sprachen online und mobil flexibel bereitzustellen. Relevante Informationen können als “digitaler Zwilling” sehr effizient erstellt sowie diversen Zielgruppen individuell in Landessprache zugestellt werden.

Intercoiffure Deutschland zeigt in einem Video exemplarisch, wie auch Unternehmensgruppen und Verbände die valido Collaboration Plattform zur sicheren internen Kommunikation sowie als Informationsnetzwerk nutzen können.

Ihre Daten liegen innerhalb unseres geschlossenen Systems zu 100% auf Servern in Deutschland (ISO27001) und werden direkt von uns betreut. Bei ENTERPRISE-Lösungen liegen Ihre Daten auf Wunsch On-Premise auf Ihrem Server.

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Native App & Browser-Version – Ausbau zu Ihrem Social Intranet oder Anbindung bestehender Intranets (SharePoint etc.)

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Die Mitarbeiter-App erfindet das Intranet neu

Mit valido können Sie in Echtzeit alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen über Push-Nachrichten erreichen, besser vernetzen und Ihre internen Prozesse optimieren. Über die native App (iOS & Android) und via Browser-Version (PC, Smartphones und Tablets) können Mitarbeiter „aller Generationen“ online und mobil schnell erreicht und transparent auf einen gemeinsamen und aktuellen Kenntnisstand gebracht werden – natürlich aufgeteilt in einzelne Standorte, Abteilungen, Leistungsbereiche, Hierarchiestufen oder logische Gruppen. valido kann entweder selbst zum Social Intranet ausgebaut werden oder bestehende Intranets (z.B. SharePoint, SAP) anbinden.

Office 365 SharePoint etwa als komplette Intranetplattform wird indes schnell zu einer komplexen und sehr kostenintensiven Webanwendung. valido lässt sich über die eigene Schnittstelle problemlos in Ihr bestehendes Intranet integrieren. Vorhandene Inhalte können mit Ihrer App synchronisiert werden sowie vice versa, so dass alle (gewerblichen) Mitarbeiter auf die Informationen Ihres Unternehmens effizient zugreifen können (BYOD) und nicht zwei separate Plattformen gepflegt werden müssen. Neben den bereits integrierten relevanten Modulen des Basis-Pakets können Sie eigene Plugins auf Basis der valido-API hinzufügen. Damit ist valido der zentrale mobile Zugangspunkt für Ihre Mitarbeiter zum bestehenden Intranet – die “front-door” mit direkter Anbindung an bereits bestehende bzw. häufig genutzte Systeme hin zum digitalen Arbeitsplatz (Digital Workplace).

Die von Ihnen in der Mitarbeiter-App eingestellten Daten, Videos etc. werden vom System auf dem PC in Originalgrösse und für jedes Mobilgerät via Geräte-ID individuell ohne Qualitätsverlust komprimiert, um das genutzte Datenvolumen der User zu minimieren.

Mitarbeiter-App Pakete – Abo-Versionen im App-Store & Google Play oder schlüsselfertige Enterprise-Lösungen

Entscheiden Sie sich für eines unserer Mitarbeiter-App Pakete:

  • valido – die Mitarbeiter-App für TEAMS, kleine und mittlere Unternehmen – bis max. 40 User inkl. aller Basis-Funktionen im valido-Design, direkt erhältlich als Abo im App Store und Google Play sowie als Browser-Version. Verschiedene Abo-Versionen ab €34,-*/Monat zzgl. MwSt. (*Nutzungsgebühr fix bis 10 User inkl.) über In-App-Kauf für iOS und Android – Mindestlaufzeit 1 Monat. Nutzen Sie valido – die Mitarbeiter-App als mobiles arbeitsplatzunabhängiges System für Ihren Test 30 Tage kostenlos. Der Test (bis zu 3 User) ist unverbindlich, endet automatisch und Ihre Daten werden im Anschluss wieder gelöscht.  Jetzt sofort starten & testen!
  • Mitarbeiter-App & Collaboration Plattform – Exklusive sowie Premium – für KMU und Großunternehmen im Corporate Design Ihres Unternehmens (inkl. Quick Setup der nativen App & Browser-Version, Telefon & Webex-Schulungen, neue Features und Updates, 365 Tage Tel.-Support).
    Schlüsselfertige ENTERPRISE-Lösungen von valido entwickelt und individualisiert nach den Vorgaben Ihres Unternehmens – auf valido-Servern in Deutschland oder auf Wunsch On-Premise auf Ihrem Server. Ideal als mobiler Zugangspunkt für Ihre Mitarbeiter auch zu dem bereits bestehenden Intranet (z.B. SharePoint) sowie als Plattform zur sicheren Interaktion mit Ihren Kunden, Lieferanten und Partnern.  Jetzt 24h Setup mit verlängerter Testphase. Kostenlose Webex-Demo anfordern!

Beide Pakete umfassen neben der nativen App auch eine Browser-Version für PC, Smartphones und Tablets.
Ihr genutztes Datenvolumen innerhalb der Plattform ist unbegrenzt.

Die agile Weiterentwicklung des Systems, neue Features, Verbesserungen sowie regelmäßige Sicherheits-Updates erfolgen automatisch.

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Alle integrierten Basis-Funktionen im Überblick:

Startseite / News & Push-Nachrichten

Startseite / Dashboard / News-Bereich & Push-Nachrichten

Auf der Startseite werden Ihnen automatisch aus dem System heraus individuell pro User die aktuellsten Posts aus allen Bereichen in Echtzeit auf einen Blick generiert. So zeigt Ihnen dieses Modul immer dynamisch mit interaktiven Kacheln die neuesten Activity Streams / Newsfeeds, Puls-Befragungen, Informationen / Wiki-Einträge, Chat-Nachrichten, Veranstaltungen und Kalendereinträge an, die gerade für Sie persönlich erstellt wurden bzw. die für Gruppen bestimmt sind, denen Sie angehören. Durch Anklicken der Neuigkeit kommen Sie direkt in den aktuellen Beitrag.

Sie können das Menü über verschiedene Methoden aufrufen. Entweder über den Menü-Button, über die Tabs oder mit einem Fingerswipe nach links oder rechts.

In der Glocke werden alle für Sie eingestellten Beiträge in chronologischer Reihenfolge dargestellt. Durch „tippen“ gelangen Sie in den jeweiligen Ordner. Neue Nachrichten sind über den Button „new“ gekennzeichnet. Die Glocke zeigt die Anzahl der noch ungelesenen Nachrichten mit einer Zahl an.

Sobald Sie eine Push-Nachricht (auf Wunsch eine EMail) erhalten haben oder sich bereits innerhalb der App befinden, werden Ihnen über die Glocke alle Neuigkeiten angezeigt, die für Sie persönlich bestimmt sind. Die neuen Beiträge sind alle farblich markiert.Ihre älteren sowie bereits gelesenen Beiträge können jederzeit komplett nachgeladen werden.

Favoriten

Chat-Favoriten sowie die persönlich relevanten Ordner, die im Enterprise Wiki als Favoriten gekennzeichnet werden, erscheinen pro Nutzer immer aktualisiert bereits auf der Startseite. Jeder Mitarbeiter kann sich sein eigenes Dashboard mit priorisierten Kacheln individuell zusammenstellen und hat so das Wichtigste immer auf einen Blick.

Blog / Newsfeeds / Activity Streams / Channels

Blog / Newsfeeds / Activity Streams / Benachrichtigungen analog Facebook / Definierte Gruppenkommunikation

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter mittels Activity Streams und Push-Nachrichten keine aktuellen Nachrichten, Mitarbeiterbeiträge (inkl. Beitragsvorschau), Newsletter, Mitarbeiterzeitungen, Blogs, Videos, Bilder, Links (inkl. Link-Vorschau) oder integrierte RSS-Feeds direkt von Ihrer Homepage respektive SharePoint-Anbindung mehr verpassen.

Der Informationsaustausch findet nach Vorbild von Facebook über Posts auf einer Timeline für alle Mitarbeiter des Unternehmene gesamt, für einzelne Teams, logische bzw. themenbezogene Gruppen oder Standorte statt.

Ihre Mitarbeiter können auf die von Ihnen bereitgestellten Streams der digitalen Kanäle zugreifen, sofern sie der jeweils logischen Gruppe angehören. Beiträge können auch temporär fixiert werden. Auf Wunsch können Sie Newsfeeds zeitlich vordefinieren und Ihren Mitarbeitern individuell Push-Nachrichten zukommen lassen. User können liken und kommentieren. So unterstützen Sie Bottom-up-Interaktionen und verbessern die horizontale Kommunikation.

Mit dem integrierten Editor können Sie Texte innerhalb Ihrer Beiträge frei gestalten (fett, kursiv, unterstrichen etc.).

Bereits gepostete Beiträge können von Nutzern intern auch an andere Gruppen geteilt und auf Wunsch extern per Mail weitergeleitet werden. Informationen können intern mit den Newsfeeds verknüpft werden, so dass innerhalb eines Newsfeeds direkt an die betreffende Stelle der Informationen/Wiki verlinkt wird.

Communication streams können nach Rechten gesteuert auch mit Kunden, Lieferanten und Partnern im Login-Bereich ausgetauscht werden.

Ältere bzw. vom User bereits gelesene Beiträge können jederzeit ab dem Zeitpunkt der Aktivierung des Users im System (auf Wunsch vorher) komplett nachgeladen werden.

Optional lassen sich Newsfeeds auch für Gruppen auf browserfähigen TV/Infoscreens, z.B. in Pausen- und Aufenthaltsräumen, darstellen.

Channels / Foren / Interessengruppen / RSS-Feeds

Analog zu Newsfeeds für definierte Unternehmensgruppen können Nutzer auch eigene themenbezogene Kanäle anlegen, Mitglieder einladen oder selbst Channels / Foren bzw. Interessengruppen ad hoc beitreten, wenn relevante Themen für Nutzer temporär im Fokus stehen. Von der Sportgruppe, Auto- und Wohnungsmarkt, Ernährungsberatung, Reisen bis hin zu Hobbys & diversen Themen sind beliebig viele (offene oder geschlossene) Kanäle zum Interessenaustausch möglich.

Darüber hinaus können Sie auch weitere Channels bilden, indem Sie Inhalte/Beiträge von externen branchenspezifischen Webseiten als RSS-Feeds automatisch in Ihre Plattform einbinden.

Lesebestätigungen mit Zeitstempel

Messenger/Chats & *Meetings/Videochats

Messenger/Chats analog WhatsApp inkl. Sprachnachrichten. *Neu: Meetings/Videochats: Telefon- und Videocalls/Videokonferenzen (coming Q2 2020)

Für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern durch digitale Kommunikation (Collaboration) kommt gerade mit Einführung der DSGVO dem sicheren internen Messaging in der App eine große Bedeutung zu. Chats sind für informelles Networking perfekt geeignet. Alle Chats sind verschlüsselt und für die Teilnehmer datenschutzrechtlich so geschützt, dass keine weitere Person ausserhalb der Gruppe die Chats mitlesen kann.

Wichtige Informationen, Texte (integrierter Editor / fett, kursiv, unterstrichen etc.), Dokumente, Links (inkl. Link-Vorschau), Fotos, Videos und Sprachnachrichten lassen sich im Chat ganz einfach austauschen und über die integrierte Suchfunktion wieder finden. Die Chat-Teilnehmer erhalten individuelle Push-Nachrichten (Realtime Native Push). Sie können beliebig viele Einzel- und Gruppenchats dauerhaft führen, ähnlich wie in WhatsApp, nur eben in einer gesicherten Umgebung auf deutschen Servern ohne Weiterverarbeitung Ihrer Nutzerdaten zu Werbezwecken.

Die Chats und die im Chatverlauf generierten Daten verbleiben nach Ausscheiden des Mitarbeiters aus der Chatgruppe oder dem Unternehmen nicht wie bei verschiedenen Messengern weiterhin auf dem Gerät des Mitarbeiters, sondern der gesamte Zugriff auf die Daten wird vom System gesperrt. Ein weiterer Vorteil, wie wir meinen.

Sprachnachrichten werden automatisch in Textnachrichten (Speech to Text) umgewandelt, damit alle Beiträge, Inhalte etc. über die Volltextsuche zu finden sind.

Informationen können intern mit den Chats verknüpft werden, so dass innerhalb eines Chats direkt an die betreffende Stelle der Informationen/Wiki verlinkt wird.

Als Admin können Sie Gruppenlimits setzen, wer mit wem chatten darf. So können auch Ihre Kunden im Projektverlauf immer up to date gehalten werden, Informationen austauschen, Commitments protokolliert abgeben und jeweils individuell mit dem Ansprechpartner Ihres Unternehmens 1:1 mobil und online kommunizieren.

Optional können Sie zu Ihrem Chatbeitrag auch Dateien, Fotos und Videos aus bereits aktuell genutzten Systemen, wie Dropbox, pdf Expert etc. hochladen. So können Mitarbeiter z.B. vertrauliche Dokumente im Chatverlauf austauschen, Videoaufnahmen bei Projekten vor Ort hochladen oder auch bei Krankmeldungen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als Foto hochladen und direkt der Personalabteilung als Chatnachricht zukommen lassen. Die von Ihnen in der Mitarbeiter-App eingestellten Daten, Videos etc. werden vom System auf dem PC in Originalgrösse und für jedes Mobilgerät via Geräte-ID individuell ohne Qualitätsverlust komprimiert, um das genutzte Datenvolumen zu minimieren.

Auf Wunsch können Chats in verschiedene Sprachen in Echtzeit übersetzt werden. Chat-Teilnehmer sehen den gesamten Chatverlauf auf dem Gerät jeweils in ihrer Landessprache (powered by DeepL Pro).

Einwählen ist das neue Reisen - Videochats, Telefon- und Videokonferenzen können manch kostspieliges Meeting ersetzen – gerade im internationalen Umfeld. Nutzen Sie für Ihre Mitarbeiter etwa im Homeoffice relevante Features wie Screensharing und Aufzeichnungen analog Webex (coming Q2 2020).

Wiki / Schwarzes Brett & MA-Zeitung

Enterprise Wiki / digitales schwarzes Brett / Mitarbeiterzeitung

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern für die interne Kommunikation und Information in Ihrem Unternehmen alle relevanten Daten und Unternehmensinformationen (digitales Schwarzes Brett, Marktplatz, Dienst- und Speisepläne, Mitarbeiterzeitung, Stellenausschreibungen, OHB, Arbeitsanweisungen, ISO-Standards sowie Graphiken jeweils mit Beitragsvorschau, Videos inkl. Video-Vorschau, Links inkl. Link-Vorschau etc.) nach Rechten gesteuert für beliebig viele Unternehmensbereiche, Standorte, Abteilungen, Projektgruppen temporär oder dauerhaft sowie wahlweise mit individuellen Kacheln oder in einer Listenansicht bereit. Mit dem integrierten Editor können Sie Texte frei gestalten (fett, kursiv, unterstrichen etc.).

Ihre Mitarbeiter können jederzeit online und mobil auf das interne Firmenwiki (inkl. Volltext-Suchfunktion – auch innerhalb von Dateien) zugreifen.

Ihr Menü können Sie jederzeit flexibel gestalten. Für jeden Menüpunkt können Sie eigene Kacheln / Ordner sowie Header im gewünschten Look&Feel und Format mit eigenen Bildern anlegen und via Editor relevante Inhalte verbunden mit Bildaktualisierung der Ordner hochladen. Ihre Mitarbeiter können auf die von Ihnen bereitgestellten Unternehmensinformationen zugreifen, wobei jeder Mitarbeiter oder Unternehmensbereich nur das sieht, was er sehen soll.

Informationen können intern mit den Benachrichtigungen und Chats verknüpft werden, so dass innerhalb eines Posts/Newsfeeds bzw. Chats direkt an die betreffende Stelle der Informationen/Wiki verlinkt wird.

Informationen können nach Rechten gesteuert auch Kunden, Lieferanten, Partnern etc. im Login-Bereich bereitgestellt werden. Optional können Informationen extern als Download-Link innerhalb einer EMail weitergeleitet werden.

Auf Wunsch können Sie die Bereitstellung von Informationen zeitlich vordefinieren und Ihren Mitarbeitern individuell Push-Nachrichten zukommen lassen. So können auch Mitarbeiter, die z.B. Teilzeit arbeiten, sich im dualen Studium oder im Mutterschutz befinden, immer aktuelle Informationen zum Unternehmen abrufen. Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter lässt sich einfach umsetzen. Im Statistik-Tool lässt sich auswerten, welche Informationen von Mitarbeitern gelesen bzw. nur zur Kenntnis genommen wurden.

Das Abspeichern von Dokumenten auf Mobilgeräten wird systemtechnisch unterbunden (auf Wunsch können Inhalte gespeichert oder weitergeleitet werden).

Befragung / Unterweisung & Mitteilung

Feedback / Puls-Befragungen / Unterweisungen / Mitteilungen

Nutzen Sie Puls-Befragungen für Ihre kompakten und fokussierten Umfragen, um rasch Informationen einzuholen und schnell auszuwerten.

Erstellen Sie offene und geschlossene Fragen in Ihrer Mitarbeiter-App und erhalten Sie von Ihren Mitarbeitern bzw. ausgewählten Zielgruppen in Echtzeit Feedback zu relevanten Themen. Führen Sie Live-Abstimmungen durch, die für alle Nutzer oder nur für ausgewählte Gruppen aktiviert werden.

Die Befragungen können anonym / nicht anonym erfolgen. Die Ergebnisse werden dynamisch in verschiedenen graphischen Formen (3D) aufbereitet und in der Statistik öffentlich / nicht öffentlich dargestellt. Optional können die Ergebnisse über eine Exportfunktion weiterverwendet werden.

Führen Sie jährlich wiederkehrende Unterweisungen der Belegschaft und im Rahmen des Onboarding relevante Erst-Unterweisungen für neue Mitarbeiter durch.

Erhalten Sie bei sehr wichtigen Mitteilungen aktive Lesebestätigungen, wobei zu den relevanten Fragen bzw. Mitteilungen mit einer Upload-Funktion auch Dateien, Videos etc. bereitgestellt werden können und die Durcharbeit protokolliert bzw. per Klick bestätigt wird.

Mitarbeiterverzeichnis / Onboarding

Mitarbeiterverzeichnis / Kontakte / Zusatzinformationen

Im Mitarbeiterverzeichnis finden Sie schnell alle relevanten Kontaktdaten der Mitarbeiter (Festnetz- und Mobilnummern, E-Mail-Adressen) sowie Zusatzinformationen (z.B. Abteilung, Qualifikationen, Fachwissen, Standort, Aussendienst, Personalnummer, Kostenstelle, Homeoffice, Profilbilder sowie auf Wunsch Scans etc.). Über die Filterfunktion können Sie direkt nach Mitarbeitern bzw. Zusatzinformationen suchen.

Mitarbeiter können gemäß DSGVO in ihrem eigenen Profil selbst festlegen, welche Daten im Mitarbeiterverzeichnis angezeigt werden.

Sie können vom Mitarbeiterverzeichnis per Klick aus der App heraus interaktiv kommunizieren, Mitarbeiter direkt anrufen, E-Mails versenden sowie einen individuellen Chat starten.

Optional können Kontaktdaten extern per EMail weitergeleitet werden.

Onboarding

Beim Onboarding können neue Mitarbeiter bereits frühzeitig vor dem Eintritt in das Unternehmen in die geschlossene Plattform integriert werden, wobei über die Rechtevergabe zunächst meist beschränkte Inhalte wie Leitbild, Hauptaufgabenlisten, OHB etc. zur Einarbeitung freigeschaltet werden. Der Chat zur Personalabteilung oder zu Vorgesetzten kann nach Neueinstellung des Mitarbeiters bereits freigegeben werden, um bis zum finalen Eintritt in das Unternehmen weitere Dokumente hochzuladen und nachzureichen bzw. in engem Kontakt mit den Verantwortlichen zu bleiben.

Für die Einweisung neuer Mitarbeiter können Sie auch die in der Plattform integrierten Puls-Befragungen mit relevanten Fragen, Dokumenten und Videos nutzen, wobei die Durcharbeit der Unterlagen protokolliert wird.

Beim Onboarding werden neben den Login-Daten zum Abgleich die bei der Installation automatisch übermittelten Geräte-ID´s der Smartphones bzw. Tablets, nicht aber (private) Mobilnummern oder E-Mail-Adressen der Nutzer benötigt.

Suche & Filterfunktion

Finden Sie alle relevanten Informationen einfach und schnell mit der integrierten Suchfunktion. Die Live-Suche filtert alle Informationen strukturiert nach Wiki, Newsfeeds, Chat und Zusatzinformationen im Mitarbeiterverzeichnis, wie etwa Fachwissen, Qualifikationen, Standort, Position etc.. Die Suche kann durch mehrere Stichworte in Kombination (+) erweitert bzw. nochmals eingeschränkt (-) werden. Es wird darüber hinaus auch innerhalb von Dateien / Dokumenten (PDF etc.) nach relevanten Inhalten gesucht, so dass Sie Ihre Informationen immer finden, auch wenn Sie just nicht mehr exakt wisssen, unter welchem Dateinamen das Dokument oder die gewünschte Information innerhalb der valido-Plattform hinterlegt wurde.

Mehrsprachigkeit

Die App-Oberfläche kann in verschiedenen Sprachen, einschließlich Chinesisch, dargestellt werden.

Die Sprachen Deutsch & Englisch sind standardmäßig vordefiniert. Auf Wunsch (Enterprise) kann die App-Oberfläche diversen Zielgruppen in den relevanten Landessprachen Ihres Unternehmens dargestellt werden. In der Browser-Version kann der Nutzer zwischen den Sprachen frei wählen. In der App greift das System automatisch auf die im Smartphone / Tablet eingestellte Landessprache des Nutzers zu.

Auf Wunsch können Posts in verschiedene Sprachen automatisch übersetzt werden. So können Newsfeeds und Chatnachrichten z.B. in deutscher Sprache in die App gepostet oder als Sprachnachricht verfasst werden. Der Text bzw. die umgewandelte Sprachnachricht (Speech to Text) wird automatisch vom System in Echtzeit übersetzt und für verschiedene Landesgesellschaften in der jeweils vordefinierten Sprache als Textnachricht bereitgestellt sowie vice versa.

Mitarbeiter können mit der Suchfunktion in Landessprache Dokumente finden, auch wenn die Dokumente in einer anderen Sprache im System hinterlegt sind.

App-Anbindung / Plugins & Schnittstellen

App-Anbindung

Dokumente / Dateien aus bereits genutzten externen Apps, wie Dopbox, PDF Expert, iCloud Drive etc. können sehr einfach über den Dateiupload hochgeladen und innerhalb der gewünschten Informationsbereiche der Mitarbeiter-App – Newsfeeds, Enterprise Wiki oder Chat – weiterverwendet werden.

Direktlinks, Plugins & Schnittstellen (Enterprise-Lösungen)

Neben den bereits integrierten relevanten Modulen des Basis-Pakets können Sie eigene Plugins auf Basis der valido-API hinzufügen. Im Hauptmenü können zentrale und gruppenspezifische Direktlinks zu häufig genutzten Anwendungen flexibel platziert werden, um interne und externe Seiten anzusteuern.

Ihre Nutzer können aus der Mitarbeiter-App heraus direkt (optional: Zugang mit VPN / Single Sign-on) auf diese Seiten zugreifen.

Über Schnittstellen können auf Wunsch weitere eigene Systeme, Intranetverknüpfungen & Applikationen (SAP Jam, Office 365 SharePoint, Salesforce etc.) angebunden werden. RSS-Feeds lassen sich direkt von Ihrer Homepage respektive mit Ihrer bestehenden Intranet-Anbindung als Activity Streams in die Mitarbeiter-App integrieren sowie vice versa.

Damit ist valido der zentrale mobile Zugangspunkt für Ihre (gewerblichen) Mitarbeiter auch zum bestehenden Intranet – die “front-door” mit direkter Anbindung an bereits bestehende bzw. häufig genutzte Systeme hin zum digitalen Arbeitsplatz (Digital Workplace).

Gruppen und User können von Ihnen manuell sowie per csv-Datei oder via Active Directory/LDAP (Enterprise) flexibel in die Plattform eingespielt und jederzeit aktualisiert werden.

*Kalender / Prozesse / Formulare & Dokumente

*Kalender & Veranstaltungen (coming Q2 2020)

Pflegen Sie im integrierten Kalender alle Termine wie Veranstaltungen, Geburtstage, wiederkehrende Hauptaufgaben und Projekte für Ihr Unternehmen, Standorte, Leistungsbereiche und Mitarbeiter (mit individuellen Rechten inkl. Push-Benachrichtigungen) in das System ein. So können z.B. die Urlaubsanträge direkt von Mitarbeitern ausgefüllt und nach Bestätigung des Vorgesetzten inkl. Vertretung automatisch in den Kalender übertragen sowie transparent für relevante Gruppen zur Ansicht freigeschaltet werden. Auch die Teilnahme an Veranstaltungen wird nach Bestätigung der Mitarbeiter direkt in den Kalender übertragen. Synchronisieren Sie Ihre Kalendereinträge automatisch mit den gängigen Kalendern, wie Office 365/Outlook, Google, Lotus Notes etc.

*Prozesse/Workflows, Formulare/Dokumente (coming Q2 2020)

Bilden Sie spezielle Anwendungsfälle automatisiert ab. Erstellen Sie auf Wunsch relevante Formulare wie z.B. Reisekostenabrechnungen, Krankmeldungen, Stellenanzeigen oder Urlaubsanträge, auf die Ihre Mitarbeiter im System zugreifen können. Definieren Sie Workflows, vom Ausfüllen des Dokuments über die Bearbeitung durch Verantwortliche (inkl. Feedback an Mitarbeiter) bis hin zur Weiterleitung an Personalabteilung und Buchhaltung. Mit einer Upload-Funktion können Dateien, bspw. Rechnungen zur Überprüfung oder Bescheinigungen für Krankmeldungen zur Dokumentation automatisch mitgesendet werden. Mitarbeiter können in dem integrierten Dokumentenmanagement auf alle persönlich relevanten Informationen & Dateien des Systems verschlüsselt zugreifen. Digital bereitgestellte Dokumente wie Gehaltszettel, Bescheinigungen etc. können direkt aus der individuellen Ablage zur persönlichen Weiterverwendung genutzt werden.

*Digitale Zeiterfassung (coming Q3 2020)

Erfassen Sie optional auch die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter mit einer digitalen Stempeluhr. Die generierten Daten können auf Wunsch exportiert werden.

Sicherheit / Datenvolumen & Updates

Gruppen und User

In den Einstellungen können Sie für Ihr Unternehmen beliebig viele “Gruppen” (Abteilungen, Standorte, Kunden) und alle relevanten “User” (Mitarbeiter, Team-Mitglieder, Ansprechpartner von Kunden) individuell und im gewünschten Look&Feel mit Bildern anlegen. Gruppen und User können von Ihnen manuell bzw. bei Enterprise-Lösungen per csv-Datei oder via Active Directory/LDAPS (z.B. via SharePoint, SAP SuccessFactors etc.) in die Plattform eingespielt und jederzeit aktualisiert und/oder gesperrt werden. Für die weitere Nutzung der verschiedenen valido-Module (Benachrichtigungen, Puls-Befragungen, Informationen und Chats) greift das System auf die von Ihnen definierten Gruppen, User innerhalb der Gruppen und deren Rechte zu.

Sicherheit / Login

Der Login zur Mitarbeiter-App für iOS und Android ist nur mit Touch-ID / Face-ID oder PIN (bei älteren Mobilgeräten) sowie Benutzernamen, Passwort, Abgleich Geräte-ID und Kundenschlüssel möglich (optional: Single Sign-On, VPN, Zwei-Faktor-Authentisierung/2FA). Es werden nur 3 Geräte pro User (z.B. iphone, iPad und PC) zugelassen. Aus Sicherheitsgründen wird Ihnen das Passwort bei Anforderung (Passwort vergessen) nur auf das Zweitgerät per Push bzw. Drittgerät (PC) per Mail gesendet.

In der Online-Version sind aus Sicherheitsgründen (evtl. mehrere Nutzerkonten für einen PC) Benutzernamen und Passwort vor jedem Login einzugeben. Nach einem Timeout von 15 Minuten erfolgt automatisch ein Logout.

Beim Dateiupload prüft der integrierte Virenscanner, ob eine jeweilige Datei vom Nutzer über die Mitarbeiter-App in Ihr System hochgeladen werden darf.

Das Abspeichern von Dokumenten auf Mobilgeräten wird systemtechnisch unterbunden (auf Wunsch können Inhalte gespeichert oder weitergeleitet werden).

Wird der Status eines Mitarbeiters von Ihrem Unternehmen auf inaktiv gesetzt oder befindet er sich im Offline-Modus, hat der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf die Inhalte der Plattform.

Genutztes Datenvolumen

Ihr genutztes Datenvolumen für hochzuladende Unternehmens-Daten innerhalb der Plattform ist unbegrenzt.

Die von Ihnen in der Mitarbeiter-App eingestellten Daten, Videos etc. werden vom System auf dem PC in Originalgrösse und für jedes Mobilgerät via Geräte-ID individuell ohne Qualitätsverlust komprimiert, um den Datenverbrauch pro Nutzer zu minimieren.

Updates

Die agile Weiterentwicklung des Systems, neue Features, Verbesserungen sowie regelmäßige Sicherheits-Updates erfolgen automatisch. Neue Module kommen zunächst im Schindlerhof zum Einsatz, werden intern in der Praxis getestet und bei Akzeptanz des Teams umgehend in die Plattform implementiert, verbunden mit Updates für alle Nutzer der valido Mitarbeiter-App.

valido Support-Center

FAQ, Tipps und Tools für neue Mitglieder und Admins zur Nutzung von valido